Automatisation du cycle de facturation
Dans ce groupe de services, deux personnes passaient leurs fins de mois sur les relances et le rapprochement. Les agents s'en chargent, la validation reste humaine.
Client anonymisé, la plupart de nos missions sont couvertes par des accords de confidentialité.
Le contexte
Quatre cents factures par mois, des relances au fil de l'eau dans une boîte partagée, un rapprochement bancaire reconstitué manuellement, et un dirigeant qui découvrait son encours réel avec trois semaines de décalage. Le service comptable ne voulait pas d'une plateforme de plus : les outils existaient, il manquait le liant.
Ce que nous avons construit
Des agents branchés sur l'outil de facturation et la banque : relances graduées selon l'ancienneté et le profil du client, chaque envoi validé par la comptable ; rapprochement quotidien avec mise en correspondance automatique et file d'exceptions ; encours et prévisionnel poussés chaque matin. Les règles sont lisibles et modifiables par l'équipe, pas enfouies dans du code.
Les résultats
Ce qui a compté
- Aucun changement d'outil : les agents relient l'existant
- La comptable garde la main : chaque relance part après validation
- Des règles métier en français, révisées avec l'équipe chaque trimestre
Un projet comparable ?
Un premier échange de 30 minutes, réponse sous 24 h.